Cách tạo list trong Excel ra làm sao? Nếu vẫn chưa chắc chắn câu reply, hãy cùng Download.vn tìm hiểu cách tạo list lựa chọn trong Excel nhé!

Cách tạo drop list trong Excel

Truy cập Microsoft Excel trực tuyến

Tải Microsoft Excel cho iOS

Tải Microsoft Excel cho Android

Microsoft Excel là một trong số phần mềm bảng tính phổ biến nhất hiện nay với rất nhiều tính năng tuyệt vời. Sự phát hành của Excel giúp con người xử lý hàng loạt thông tin nhanh, gọn và dễ dàng hơn nhờ những hàm tính từ cơ bản tới nâng cao, chẳng hạn như hàm logic, hàm lượng giác, hàm DATE, hàm Weekday… Ở bài viết này, chúng ta hãy cùng tìm hiểu cách tạo list trong Excel dưới dạng thả xuống ra làm sao nhé!

Hướng dẫn tạo drop list trong Excel

Tạo list là một tác vụ cực kì đơn giản trong Microsoft Excel. Tuy nhiên, để tạo một danh sách thả xuống hay droplist thì không phải ai cũng hoàn toàn có thể làm được. Drop list là một tính năng hữu ích của Excel. Nó có tác dụng hạn chế số lượng dữ liệu mục nhập vào để tránh lỗi chính tả hay đánh máy. Với Excel, bạn dễ dàng tạo những danh sách thả xuống cho nhiều tùy chọn không giống nhau, chẳng hạn như giới tính, độ tuổi, chức vụ,… Nhìn chung, bạn chỉ việc tạo drop list cho một ô khi có sẵn những lựa chọn cụ thể cho ô đó. Dưới đây là cách tạo drop list trong Excel.

Cách tạo drop list trong Excel

  • Cách tạo danh sách thả xuống trong Excel
    • 1. Tạo một Named Range
    • 2. Thêm Data Validation
    • 3. Thêm Named Range vào Data Validation
    • 4. Đặt tin nhắn cho Data Validation
  • những tùy chọn danh sách thả xuống nâng cao
    • 1. Chỉnh sửa hoặc xóa một Named Range
    • 2. Tạo một danh sách xổ xuống phụ thuộc
    • 3. Sao chép và dán một danh sách xổ xuống
    • 4. Làm cho mũi tên quay xuống luôn luôn hiển thị
    • 5. Xóa danh sách thả xuống từ một ô

Cách tạo danh sách thả xuống trong Excel

quy trình tạo danh sách thả xuống trong Microsoft Excel rất đơn giản. Bản chỉ việc làm thêm những bước cơ bản sau:

  • Tạo Named Range: Đây là bước rất cần thiết để tạo danh sách dùng trong drop list.
  • Thêm Data Validation: cung ứng dữ liệu cho ô.
  • Thêm Named Range vào Data Validation: Tập hợp hai bước trên và xác định nguồn cho danh sách thả xuống.
  • Thiết lập thông báo nhập cho Data Validation: Không bắt buộc. Nó được cho phép bạn thêm một thông báo popup để hướng dẫn người đọc sử dụng bảng tính.

giờ đây, chúng ta hãy cùng tìm hiểu cụ thể những bước:

1. Tạo một Named Range

Một cách để tạo danh sách những mục cho danh sách xổ xuống sử dụng Data Validation là thêm danh sách của bạn vào một bảng tính và đặt tên dãy ô chứa danh sách. bạn cũng hoàn toàn có thể thêm danh sách vào cùng một bảng tính nơi bạn chuẩn bị thêm danh sách xổ xuống hoặc một bảng tính khác. Sử dụng một dãy ô được đặt tên trong một drop list làm cho nó dễ dàng duy trì hơn.

Chúng ta sẽ tạo danh sách thả xuống chứa một số loại đồ ăn trong Sheet 2 như một ví dụ. Nhập mỗi mục vào một ô riêng biệt trong một cột hoặc một dòng. Chọn những mục, nhập tên cho dãy của ô đã được chọn trong Name Box (Tên) và nhấn Enter.

Tạo một Named Range

2. Thêm Data Validation

Đi tới bảng tính, nơi bạn muốn thêm danh sách xổ xuống. Click vào tab Data > DataValidation trong mục Data Tools.

Thêm Data Validation

Hãy đảm nói rằng tab Settings đã kích hoạt trong hộp thoại Data Validation.

3. Thêm Named Range vào Data Validation

Sau đó, chọn List từ danh sách thả xuống Allow. Chúng ta sẽ sử dụng tên từ dãy đã được đặt tên của ô mà chúng ta đã xác định để điền vào danh sách thả xuống. Nhập văn bản tiếp về sau vào hộp Source:

=Food

Thay thế Food với bất kỳ tên nào bạn muốn và click vào OK.

Thêm Named Range vào Data Validation

Tùy chọn Ignore blank được tích theo mặc định. Điều này được cho phép bạn chọn ô và bỏ chọn ô mà không cần chọn một mục. Nếu bạn muốn yêu cầu một tùy chọn được chọn từ danh sách thả xuống thì hãy bỏ dấu tích bên cạnh nó.

4. Đặt tin nhắn cho Data Validation

Nếu bạn muốn hiển thị một tin nhắn popup khi ô chứa danh sách thả xuống được chọn, bạn click vào tab Input Message. Chọn Show input message when the cell is selected và điền TitleInput message. Bạn cũng hoàn toàn có thể sử dụng tab Error Alert để thêm tin nhắn hiển thị khi đầu vào được nhập không hợp lệ trong danh sách xổ xuống (chẳng hạn như ai đó nhập chữ thay cho lựa chọn). Tích vào Show Error alert after invalid data is entered. Chọn Style và điền TitleError message. Sau đó, nhấp vào OK.

Đặt tin nhắn cho Data Validation

Khi bạn chọn một ô chứa danh sách thả xuống, mũi tên hướng xuống dưới để chọn một lựa chọn hiển thị sẽ hiển thị ở bên phải ô. Nút mũi tên xuống chỉ hiển thị khi ô được chọn. giờ đây chúng ta sẽ tìm hiểu cách để hiển thị mũi tên xuống bên cạnh danh sách thả xuống mọi lúc sau trong bài viết này.

những tùy chọn danh sách thả xuống nâng cao

giờ đây, bạn đã sở hữu một danh sách thả xuống cơ bản, hãy tiếp tục với những thiết lập nâng cao để chỉnh sửa và tùy chỉnh danh sách của tớ.

1. Chỉnh sửa hoặc xóa một Named Range

Nếu bạn cần chỉnh sửa hoặc xóa một dãy đã được đặt tên, bạn phải sử dụng Name Manager. Click vào tab Formulas > Name Manager trong phần Defined Names.

Name Manager

Để thay đổi phạm vi ô cho một tên trong hộp thoại Name Manager, bạn chọn Name trong danh sách và click vào nút phạm vi ô ở cuối hộp thoại. Sau đó, chọn dải ô và nhấp vào nút phạm vi ô một lần nữa trên phiên bản nhỏ gọn của hộp thoại Name Manager giống như hình ảnh ở trên.

Tiếp theo, bạn click vào dấu tích màu xanh lá để lưu dãy ô mới cho Name đã được chọn.

Click vào dấu tích màu xanh lá

Bạn cũng hoàn toàn có thể thay đổi Name bằng phương pháp chọn nó trong danh sách, click Edit, chỉnh sửa tên trong hộp thoại Edit Name và nhấp vào OK. Trong hộp thoại này, bạn cũng hoàn toàn có thể thay đổi phạm vi ô. Để xóa một tên, bạn chọn Name trong danh sách và click vào Delete.

2. Tạo một danh sách xổ xuống phụ thuộc

Một danh sách thả xuống phụ thuộc là danh sách mà Trong số đó những tùy chọn thay đổi dựa trên sự lựa chọn ở một danh sách thả xuống khác.

Chẳng hạn như, khi bạn chọn Pizza trong danh sách thả xuống được tạo ra lúc đầu, một danh sách thả xuống phụ thuộc chứa nhiều loại pizza khác. Nếu bạn chọn Chinese, những tùy chọn trong danh sách thả xuống phụ thuộc thứ hai chứa những loại pizza không giống nhau của Trung Quốc.

Trước khi tiếp tục bạn hãy quay lại phần cách tạo danh sách xổ xuống và tạo một danh sách thả xuống Favorite Food chính, nếu bạn vẫn chưa xuất hiện.

giờ đây, những bạn sẽ tạo thêm ba danh sách nữa và đặt tên cho chúng. Nhập một danh sách vào từ tùy chọn trong danh sách thả xuống chính (Favorite Food). Chọn một trong những danh sách khác, nhập tên cho danh sách đó trong Name Box và nhấn Enter. Lặp lại những bước đó cho từng danh sách.

những tên của những danh sách khác phải tương thích với tùy chọn trong danh sách thả xuống chính. Chẳng hạn như, một trong ba danh sách khác của chúng ta chứa những loại bánh quy và được đặt tên là Cookies, như hiển thị phía bên dưới. Hai danh sách sót lại trong hộp red color được đặt tên là PizzaChinese.

Danh sách phục thuộc

Trước khi tạo danh sách thả xuống phụ thuộc, bạn phải chọn một mục trong drop list chính. Không quan trọng bạn chọn tùy chọn nào. Sau đó, chọn ô nơi bạn muốn thêm danh sách thả xuống phụ thuộc.

Chọn ô

Click vào tab Data và nhấp vào Data Validation trong phần Data Tools. Chọn List trong danh sách dropdown Allow.

Nhập dòng text tiếp về sau vào hộp Source. Thay thế $BUSD2 bằng tham chiếu đến ô có chứa danh sách thả xuống chính của bạn. Giữ những dấu hiệu USD trong tham chiếu ô. Điều đó chỉ ra một tham chiếu tuyệt đối đến ô đó sẽ không thay đổi trong cả khi bạn sao chép hoặc di chuyển công thức tham chiếu đến ô đó.

=INDIRECT($BUSD2)

tính năng INDIRECT trả lại tham chiếu được định rõ bằng một chuỗi text. Trong trường hợp này, text từ tùy chọn đã được chọn trong danh sách thả xuống chính trong ô B2. Chẳng hạn như, nếu bạn chọn Chinese từ danh sách thả xuống chính, =INDIRECT($BUSD2) trả lại tham chiếu Chinese. Do đó, danh sách thả xuống thứ hai chứa những mục Chinese. Nhấp chuột vào OK.

Tham chiếu ô

Danh sách trong drop list Favorite Disk dưới đây thay đổi tùy theo tùy chọn nào được chọn trong danh sách thả xuống Favorite Food.

Thay đổi phụ thuộc vào danh sách chính

3. Sao chép và dán một danh sách xổ xuống

Nếu bạn cần sao chép một danh sách thả xuống với toàn bộ dữ liệu sang một ô khác, thì hãy sao chép và dán ô sử dụng Ctrl + CCtrl + V. Thao tác này sao chép drop list và định dạng của nó.

Nếu bạn chỉ muốn sao chép danh sách thả xuống với dữ liệu nhưng không gồm có định dạng thì chọn ô và sao chép nó một cách bình thường sử dụng Ctrl + C. Sau đó, đi đến tab Trang chủ và click vào Paste trong phần Clipboard. sau cuối chọn Paste Special.

Paste Special

Trong hộp thoại Paste Special, bạn chọn Validation trong phần Paste và click vào OK. Điều này chỉ sao chép drop list và không gồm có định dạng trong ô lúc đầu.

Không sao chép định dạng

4. Làm cho mũi tên quay xuống luôn luôn hiển thị

Nút mũi tên quay xuống trong danh sách thả xuống không hiển thị khi ô không được chọn. Chúng ta sẽ giải quyết vấn đề này bằng phương pháp thêm một nút mũi tên quay xuống vào phía bên phải danh sách thả xuống.

Để bắt đầu bạn tải ảnh mũi tên thả xuống (click chuột phải vào link đó và chọn Save link as). Sau đó, chọn ô ở bên phải danh sách thả xuống và đi đến tab Insert.

Chèn ảnh mũi tên

Bạn click vào Illustrations > Pictures.

Bạn click vào Illustrations > Pictures

Trong hộp thoại Insert Picture, bạn điều phối tới nơi bạn lưu ảnh mũi tên và chọn file đó. Tiếp theo, click vào Insert.

Insert

5. Xóa danh sách thả xuống từ một ô

Nếu bạn muốn xóa một danh sách thả xuống từ một ô, bạn chọn ô đó và hộp thoại Data Validation như đã được đề cập đến (tab Data > Data Validation trong phần Data Tools). Click vào Clear All.

những tùy chọn trong hộp thoại Data Validation được reset về mặc định của chúng. Bạn nhấp chuột vào OK.

Xóa danh sách thả xuống từ một ô

Danh sách thả xuống được loại bỏ và ô được phục hồi về định dạng mặc định của nó. Nếu có một lựa chọn được chọn khi bạn gỡ bỏ danh sách thả xuống, thì ô đó được nhập với giá trị của tùy chọn đó.

Giá trị ô

Nếu bạn không muốn bất kỳ giá trị nào được lưu giữ khi xóa danh sách thả xuống, bạn cũng hoàn toàn có thể sao chép ô trống và dán nó vào ô có chứa danh sách thả xuống. Danh sách thả xuống được xóa và ô trở thành một ô trống. Tận dụng triệt để danh sách thả xuống cho mục nhập dữ liệu trong Excel làm giúp bạn tăng năng suất công việc cũng như làm cho cuộc sống dễ dàng hơn.

Có thể bạn quan tâm:

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *