Cách kiểm tra lỗi chính tả trong Word thế nào là câu hỏi được khá nhiều người quan tâm. Hãy cùng Download.vn tìm hiểu cách sửa lỗi chính tả trong Word từ A tới Z nhé!

Kiểm tra lỗi chính tả trong Word

 

Dù hiện đã có nhiều phần mềm soạn thảo văn bản tuyệt vời nhưng Microsoft Word vẫn luôn là lựa chọn ưu tiên số 1 đối với nhiều người, nhất là trong doanh nghiệp, tổ chức, công ty lớn. Sở dĩ như vậy bởi Microsoft Word cung ứng cho người tiêu dùng rất nhiều tính năng tuyệt vời từ soạn thảo tài liệu, chỉnh sửa văn bản, định dạng nội dung như ý muốn, thậm chí cả tự động phát hiện lỗi và gợi ý sửa chính tả chính xác tới bất ngờ.

Lỗi chính tả thực sự khó tránh khi soạn thảo văn bản trên máy tính với nhiều người. Thật sự không tồn tại gì hoàn hảo, trong cả với người đánh máy chuyên nghiệp, đôi khi cũng khó tránh khỏi lỗi. Tại sao lại vây? So với viết tay, việc gõ bàn phím để biên tập tài liệu có định dạng chuyên nghiệp thật sự dễ dàng và tiết kiệm thời gian hơn. Tuy nhiên, bởi chúng ta dùng bàn phím nên việc phát hiện lỗi có vẻ như lại khó hơn. Hiểu điều đó, Microsoft đã phát triển tính năng tự động kiểm tra chính tả giúp người tiêu dùng.

Cách kiểm tra chính tả trong Word

Bạn đã biết cách kiểm tra chính tả trong Word vẫn chưa? Nếu vẫn chưa, hãy cùng Download.vn tìm hiểu nhé!

Cách kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp trong Microsoft Word

  • Cách kiểm tra lỗi chính tả, ngữ pháp trong Microsoft Word
    • Kiểm tra chính tả theo dòng
    • Kiểm tra ngữ pháp theo dòng
    • Tự tay kiểm tra chính tả và ngữ pháp
    • Thay đổi ngôn ngữ
    • Tắt tính năng kiểm tra chính tả
    • AutoCorrect
  • Kiểm tra lại chính tả và ngữ pháp đã bỏ qua trước đó
    • Kiểm tra chính tả, ngữ pháp trong PowerPoint, Excel và những ứng dụng văn phòng khác
  • Trở thành người tiêu dùng từ điển chuyên nghiệp
    • Xóa từ khỏi từ điển
    • Hai từ điển tùy chỉnh
    • Thêm từ điển mới
    • Bỏ từ điển tùy chỉnh
    • Loại trừ từ trong từ điển

Cách kiểm tra lỗi chính tả, ngữ pháp trong Microsoft Word

Kiểm tra chính tả theo dòng

Mặc định, Word kiểm tra chính tả theo dòng. Những từ gõ thiếu sẽ hiện đường red color ở phía dưới. Để sửa lỗi này, hãy nhấp chuột phải vào từ đó, chọn từ muốn gõ tại menu pop-up.

Tất nhiên, không phải từ nào Word cũng biết, nhất là những tên thường gọi. Để Word bỏ qua “lỗi chính tả” đúng, nhấp Ignore All. Nếu bạn định sử dụng từ đó nhiều lần, click Add to Dictionary để Word ghi nhớ từ đó.

Microsoft Word kiểm tra chính tả theo dòng

Kiểm tra ngữ pháp theo dòng

Kiểm tra ngữ pháp cũng tương tự như trên nhưng lỗi ngữ pháp sẽ được lưu lại bằng đường màu xanh. Để quản lý seting kiểm tra ngữ pháp, hãy đi tới File > Options > Proofing.

Microsoft Word kiểm tra ngữ pháp

Tự tay kiểm tra chính tả và ngữ pháp

Để kiểm tra toàn bộ tài liệu, nhấp tab Review, rồi nhấn nút Manual Spell and Grammar Checking. Một cách đơn giản hơn, nhấn phím F7 thế là xong.

Word sẽ kiểm tra kỹ từng lỗi và được cho phép bạn sửa chúng. Giải pháp này nhanh hơn bạn tự mò từng lỗi trên màn hình. Hãy dùng cách này khi phải xử lý tài liệu dài.

Thay đổi ngôn ngữ trong Microsoft Word

Thay đổi ngôn ngữ

Nếu muốn kiểm tra chính tả, ngữ pháp nhiều ngôn ngữ không giống nhau, hãy nhấp vào tab Review, chọn nút Language, click Set Proofing Language.

Những ngôn ngữ bạn đã seting sẽ hiện icon nhỏ ở bên trái tên của chúng để bạn cũng hoàn toàn có thể chuyển đổi chúng ngay lập tức. Ngoài ra, bạn cũng hoàn toàn có thể đặt ngôn ngữ mặc định cho mọi tài liệu tại đây.

Thay đổi ngôn ngữ trong Microsoft Word

Tắt tính năng kiểm tra chính tả

Bạn muốn tắt kiểm tra chính tả hoàn toàn khi xử lý tài liệu nhiều từ Microsoft Word không hiểu, hãy click File > Options > Proofing. Cuộn xuống When correcting spelling and grammar, bỏ lưu lại ô Check spelling as you type. Hành động này sẽ chặn đường red color và xanh xuất hiện khi bạn đánh máy. Thay vào đó, Word sẽ chỉ kiểm tra chính tả khi bạn nhấp nút Spelling & Grammar.

Tắt kiểm tra chính tả trong Microsoft Word

Ngoài ra, bạn cũng hoàn toàn có thể tắt toàn bộ kiểm tra chính tả hoặc ngữ pháp cho tài liệu đang làm việc bằng phương pháp quay quay về File > Options > Proofing, cuộn xuống dưới cửa sổ đó, lưu lại vào ô bên cạnh Hide spelling errors in this document onlyHide grammar errors in this document only.

sau cuối, bạn cũng hoàn toàn có thể kiểm soát chính tả trên từng đoạn. Chọn một số văn bản, nhấp nút Set Proofing Language trong Review > Language. Sử dụng những tùy chọn ở hộp để tắt kiểm tra ngữ pháp cho văn bản lựa chọn.

AutoCorrect

Tính năng AutoCorrect hoàn toàn có thể tự động thay thế chữ bạn gõ sai bằng từ chính xác. Nó mặc định được kích hoạt, thay thế những lỗi chính tả phổ biến như “realyl” bằng “really.” bạn cũng hoàn toàn có thể tắt AutoCorrect hoặc quản lý danh sách từ sửa tự động và thêm từ bạn muốn.

Tính năng này cũng góp phần tăng tốc độ đánh máy. Ví dụ, nếu bạn thường xuyên gõ một câu như “Hello, my name is Bob Smith,” bạn cũng hoàn toàn có thể tạo quy tắc cho AutoCorrect mở rộng từ viết tắt “hmbs” sang “Hello, my name is Bob Smith” khi gõ nó.

Để quản lý AutoCorrect, click File > Options > Proofing > AutoCorrect Options.

Autocorrect trong Microsoft Word

Kiểm tra lại chính tả và ngữ pháp đã bỏ qua trước đó

Trong Microsoft Word 2013 trở lên, bạn cũng hoàn toàn có thể buộc phần mềm kiểm tra lại từ và ngữ pháp đã bỏ qua trước đó như sau:

  1. Mở tài liệu hoặc mục muốn kiểm tra.
  2. Trên menu File, click Options > Proofingvàgt; Recheck Document.
  3. Click Yes khi bạn thấy tin nhắn cảnh báo về sự việc thiết lập lại kiểm tra chính tả và ngữ pháp.
  4. Click OK ở hộp thoại này để quay quay về tài liệu, rồi chạy lại tùy chọn kiểm tra lỗi chính tả trong Word.

Kiểm tra chính tả, ngữ pháp trong PowerPoint, Excel và những ứng dụng văn phòng khác

PowerPoint cũng kiểm tra chính tả theo dòng và nó hoạt động giống như như Microsoft Word. Tuy nhiên, Microsoft Excel xử lý kiểu dữ liệu khác, vì thế, phần mềm này không tự động thông báo cho người tiêu dùng lỗi phát sinh.

Trong Excel, bạn phải tự kích hoạt tính năng kiểm tra chính tả bằng phương pháp điều phối sang Review > Spelling trên Ribbon.

Trở thành người tiêu dùng từ điển chuyên nghiệp

Nếu trở thành người tiêu dùng từ điển chuyên nghiệp, bạn cũng hoàn toàn có thể đưa công cụ kiểm tra chính tả lên tầm cao mới. Thậm chí, bạn không cần nhờ tới Cortana nữa. Dưới đây là một số tính năng thú vị nhất của từ điển trong Microsoft Word:

Xóa từ khỏi từ điển

Thỉnh thoảng, bạn nên dành thời gian dọn dẹp từ điển. hoàn toàn có thể, bạn đã vô tình thêm vài từ hoặc rất nhiều từ liên quan tới một dự án công trình nào đó mà giờ không thể thiết yếu nữa.

Để xóa từ đó khỏi từ điển tùy chỉnh, đi tới File > Options > Proofing, nhấp Custom Dictionaries tại mục When correcting spelling trong Microsoft Office programs.

Chọn từ điển bạn muốn xóa từ, click Edit. Tiếp theo, chọn Edit word, lưu lại từ muốn xóa, click Delete. Để xóa toàn bộ từ điển, click Delete all.

Tùy chỉnh từ điển trong Microsoft Word

Hai từ điển tùy chỉnh

Khi bạn điều phối sang File > Options > Proofing > Custom Dictionaries, những bạn sẽ thấy hai từ điển tùy chỉnh: CUSTOM.dicRoamingCustom.dic.

Sau đó, hãy lưu từ vào đám mây nếu muốn truy cập từ điển của tớ khi đăng nhập những máy tính khác. Từ trong CUSTOM.dic chỉ hiện trên máy cài từ điển.

Từ điển trong Microsoft Word

Thêm từ điển mới

Nhìn chung, có hai lý do tại sao mọi người lại muốn thêm từ điển tùy chỉnh mới. Thứ nhất, bạn cũng hoàn toàn có thể muốn viết bằng ngôn ngữ khác. Thứ hai, bạn cần thêm một danh sách dài những từ chuyên ngành (chẳng hạn như thuật ngữ y học).

Nếu bạn chỉ muốn thêm từ điển cho ngôn ngữ khác, đi tới File > Options > Language. Tại menu Add additional editing languages thả xuống, chọn phương thức muốn sử dụng. Khi ngôn ngữ đó hiện trong hộp ở trên, nhấp Not installed để tải file phối kết hợp.

Thêm từ điển mới vào Microsoft Word

Để thêm từ điển bên thứ ba, truy cập File > Options > Proofing > Custom Dictionaries, nhấp Add. Tại cửa sổ mới, chọn từ ở file DIC muốn thêm. Để xóa từ điển, lưu lại tên của nó và nhấp Remove.

Bỏ từ điển tùy chỉnh

Nếu bạn đã cài nhiều từ điển tùy chỉnh, hoàn toàn có thể nhiều lúc bạn muốn bỏ qua kiểm tra chính tả cho chúng.

Thật dễ dùng Word bỏ qua những từ điển này và chỉ sửa từ. Hãy đi tới File > Options > Proofing, lưu lại ô bên cạnh Suggest from main dictionary only.

Chọn từ điển chính trong Microsoft Word

Loại trừ từ trong từ điển

Nhược điểm lớn nhất của tính năng kiểm tra chính tả là nó không thể phát hiện lỗi đánh máy nếu từ mới đó vẫn nằm trong từ điển. Ví dụ, bạn đã vô tình gõ “latter” thay cho “later” hoặc “suing” thay cho “using” bao nhiêu lần? Word không để bạn để ý tới lỗi đó vì “latter” và “suing” đều có nghĩa.

Nếu mắc lỗi đó thường xuyên, bạn cũng hoàn toàn có thể loại trừ những từ không chính xác trong từ điển. Nó buộc Word luôn lưu lại chúng là từ sai.

Để loại trừ một từ, đi tới C:Users[username]AppDataRoamingMicrosoftUProof. thư mục này chứa danh sách loại trừ cho từng từ điển bạn đã seting.

Loại bỏ từ trong từ điển Microsoft Word

Tìm tập tin liên quan tới từ điển bạn muốn loại trừ từ, nhấp chuột phải vào tập tin và đi tới Open With > Notepad.

Trong file notepad, gõ từ muốn loại trừ. Đặt mỗi từ từng dòng mới và đảm bảo gồm có cả những dấu chấm phẩy hay bất kỳ dấu chấm câu nào khác. Khi đã hoàn tất, di chuyển tới File > Save để lưu thay đổi.

Bài viết này đã giới thiệu những tính năng kiểm tra chính tả quan trọng nhất của Microsoft Word và vài mẹo sử dụng từ điển hữu ích. Nếu bạn biết thêm cách kiểm tra chính tả, ngữ pháp trong Microsoft Word nào khác, hãy san sẻ với chúng tôi nhé.

Microsoft Word Microsoft Word cho Android Microsoft Word cho iOS Microsoft Word cho Mac

Có thể bạn quan tâm:

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *